4 Segreti per prevenire il sovraccarico delle e-mail

L’ e-mail può essere sia un sistema di comunicazione che ci fa’ diventare più produttivi che allo stesso tempo, se usata male, un’attività che ci rende improduttivi. L’immediatezza della comunicazione tramite e-mail è meravigliosa, ma la giornata di lavoro può essere spesa facilmente cercando di combattere tutti gli spam e i messaggi inutili che intasano la nostra casella di posta elettronica. Ecco 4 soluzioni veloci che utilizzo per gestire meglio la mia e-mail:

1.      Gestire regole / filtri

Una regola è un’azione che il programma di posta elettronica esegue automaticamente sui messaggi in arrivo (o in uscita), in base a delle condizioni specificate dall’utente. Si può ad esempio spostare, archiviare, eliminare, o inoltrare automaticamente un messaggio.

Diventare esperti nell’utilizzare le regole / filtri è la differenza che fa la differenza nella gestione della posta elettronica, poiché ogni 100 messaggi ricevuti, quelli effettivamente da leggere con attenzione in media sono meno di 20. Quindi far fare al programma in automatico questa attività di selezione fa risparmiare l’80% del tempo.

Ogni volta che ci si rende conto che ci arrivano alcuni messaggi standard e ripetitivi, come ad esempio le fatture di acquisto, avvisi di connessione all’internet banking, accettazione e consegna della PEC, è bene creare una regola e dire al nostro programma di posta elettronica cosa fare con questi messaggi.

Potrebbe essere necessario un bel po’ di tempo per impostare filtri o regole per la tua e-mail, ma lo sforzo sarà molto utile.

2.      Disiscrivere

Capita periodicamente di ricevere delle e-mail, provenienti da siti, blog e forum, alle quali non si è mai dato alcun assenso alla ricezione o che magari con il tempo si è perso l’interesse a leggerle.

Quando ci rendiamo conto di aprire delle e-mail inutili, la decisione da prendere con immediatezza e quella di annullare subito l’iscrizione a queste comunicazioni.

Aprire una e-mail solo per cliccare su elimina ci costa del tempo, meglio dedicare questo tempo ad altro.

3.      Limitare l’uso

Capita, a volte, di eccedere nell’uso della posta elettronica. Questo accade quando la conversazione va avanti da un po’ di tempo e non si riesce a mettere un punto alle e-mail sullo stesso argomento.

In questo caso è opportuno fermarsi, alzare il telefono e chiudere la discussione con una telefonata chiarificatrice.

4.      Mantenere la privacy

Non pubblicizzare mai il tuo indirizzo e-mail su siti web. Gli spammer utilizzano programmi robot o spider che esplorano i siti web per cercare indirizzi e-mail da aggiungere al loro database. È possibile, in alternativa, utilizzare un modulo di contatto in cui un visitatore dovrà inserire informazioni e inviare i dati del modulo, o è possibile utilizzare un programma di codifica dell’indirizzo e-mail.

È possibile domare la bestia e-mail, ma ci vorrà un po’ di sforzo e due diligence per far funzionare tutto. Sul prossimo articolo ti spiegherò come leggere più velocemente la posta elettronica.