Come leggere efficacemente la posta elettronica

Secondo alcune statistiche elaborate da parte del Gruppo Radicati, stimano in 3,7 miliardi il numero di utenti di posta elettronica nel mondo e in circa 269 miliardi le e-mail inviate ogni giorno (nel 2017). Nel tempo che hai impiegato a leggere questa frase, sono state inviate 20 milioni di e-mail.
Un recente sondaggio ha dimostrato che la maggior parte dei lavoratori che utilizzano la posta elettronica, impiegano oltre un quarto della loro giornata lavorativa rispondendo alle e-mail.
Quindi possiamo liberare molto tempo seguendo questi cinque suggerimenti per leggere efficacemente le e-mail.

Pianificare l’attività

Come ogni altra attività della propria vita personale e lavorativa, anche la gestione della posta elettronica va pianificata, fissando il momento della giornata da dedicare alla lettura delle e-mail.
Quindi, il primo passo per avere il controllo della tua e-mail è smettere di controllarla ogni pochi minuti e iniziare a controllarla una volta al giorno. Ciò significa che se hai un avviso di notifica che ti avverte ogni volta che arriva un’e-mail devi spegnerlo.

Leggere per oggetto

Quando si dispongono i messaggi per oggetto, i messaggi con lo stesso oggetto vengono visualizzati insieme nell’elenco dei messaggi e vengono ordinati con il messaggio più recente all’inizio.
La lettura per oggetto ha molti vantaggi, prima di tutto, ti dà un’immagine a video dal messaggio più vecchio al più recente e quindi non ti obbliga a cercare o ricordare l’ultima e-mail ricevuta sull’argomento, poi potresti addirittura leggere solo l’e-mail più recente poiché contiene inoltrate al suo interno tutte quelle precedenti, con un notevole risparmio di tempo.

Leggere l’e-mail: richiede un’azione?

Se l’e-mail che hai appena letto richiede un’attività da fare che impiegherà qualche minuto (0-3) del tuo tempo, allora è il caso di completare l’attività, senza però prima esserti chiesto:
1. Stampa: è indispensabile stampare l’e-mail?
2. Rispondi: è indispensabile scrivere una risposta ?
3. Inoltra: la comunicazione va inoltrata a qualcun altro?
4. Archivia / Sposta / Elimina: ci sono degli allegati da archiviare? l’e-mail va spostata o archiviata in un’altra cartella? oppure va semplicemente eliminata?
Rispondere a queste semplici domande, piuttosto che spendere troppo tempo a pensarci, non ti fa dimenticare ad esempio di inoltrare l’e-mail all’ufficio amministrativo se si tratta di una fattura, oppure di archiviare una ricevuta di consegna di una PEC.
Se invece, l’e-mail che hai appena letto richiede un’attività da fare che impiegherà più di tre minuti del tuo tempo, in questo caso è consigliabile spostare l’e-mail in una cartella denominata posta in arrivo azione e programmare l’attività nella to do list.

Leggere l’e-mail: non richiede un’azione?

Allora non perdere altro tempo e fatti le fatidiche domande: archivia / sposta / elimina: ci sono degli allegati da archiviare? l’e-mail va spostata o archiviata in un’altra cartella? oppure va semplicemente eliminata?

Potrebbe capitare che, non sei in grado di rispondere ad un messaggio di posta elettronica, poiché bisogna attendere il verificarsi di un evento, in questo caso è opportuno spostare l’e-mail in una cartella creata ad hoc denominata posta in arrivo in attesa e gestirla in una fase successiva.

E poi?

Il grosso del lavoro è fatto!
Ti rimane da gestire le e-mail che hai spostato nella cartella temporanea. Due volte a settimana, magari nei giorni pari, martedì e giovedì, va verificato se è possibile dare una risposta ai messaggi di posta elettronica nella cartella posta in arrivo in attesa, altrimenti vanno lasciati dove si trovano.
Un ultimo accorgimento riguardo la posta inviata.
Ogni giorno è consigliabile controllare se hai ricevuto (se indispensabile) una risposta alla posta inviata il giorno precedente, in caso contrario caso è preferibile spostare l’e-mail in una cartella che andiamo a denominare posta inviata in attesa.
Questa cartella deve essere controllata ogni giorno, e va stabilita una regola in base alla quale ad esempio se entro 7 giorni non hai ricevuto una risposta devi re-inviare il messaggio, ovvero sollecitare una risposta.