Modi per automatizzare semplici attività di lavoro. Parte 2

Dopo la pubblicazione dell’articolo della scorsa settimana, ho ricevuto molte domande su come automatizzare delle attività lavorative, che tutti noi svolgiamo ogni giorno, pertanto cerco di rispondere in questo e altri post che seguiranno sullo stesso argomento.

Automatizzare la gestione delle attività

Tutti abbiamo una lista di cose da fare e avere un posto dove scrivere questa lista, che sia sempre a portata di mano è indispensabile! Todoist svolge molto bene questo compito. Sto parlando di un applicazione per la gestione e organizzazione delle attività, utilizzabile su tutti i dispositivi (cellulare, desktop, browser, inbox e orologio). Tutto rimane sincronizzato e accessibile da qualsiasi piattaforma così da consentirci di tenere traccia di qualsiasi cosa.

Possiamo aggiungere rapidamente delle attività e decidere la data di scadenza e/o l’orario e il livello di priorità. Possiamo anche creare delle scadenze ricorrenti o ripetitive come “Versamento unificato IVA, ritenute alla fonte, contributi, ogni 16 del mese” e una volta segnata come completata, l’attività ci sarà riproposta il giorno 16 del mese successivo.

Inoltre l’algoritmo di pianificazione intelligente, ci aiuta a pianificare la giornata e la settimana in arrivo. La pianificazione intelligente usa i modelli predittivi per suggerire le migliori date a cui assegnare le attività, attraverso le abitudini di utilizzo.

Ho dimenticato di scrivere che è disponibile anche una versione gratuita dell’applicazione!

Automatizzare la posta elettronica

Vengono inviate in media, 269 miliardi di e-mail ogni giorno, mentre i lavoratori trascorrono più di un quarto della loro giornata a gestire posta elettronica, tuttavia con alcuni semplici automazioni è possibile ridurre questo tempo.

Innanzitutto creiamo delle regole per filtrare le e-mail, così possiamo gestire la posta in arrivo utilizzando dei filtri per archiviare, eliminare o inoltrare automaticamente i messaggi in base al mittente o a determinate parole chiave.

Per quelle e-mail che richiedono solo una risposta rapida, realizziamo dei modelli di e-mail con del testo predefinito in modo da non dover digitare ogni volta, “Perché mi inoltri l’e-mail se già sono in copia conoscenza?” o “Perché mi invii di nuovo l’e-mail se ho già risposto?”.

Aggiungo che, ho già scritto in passato di come prevenire il sovraccarico dell’e-mail, mentre in un’altra occasione ho scritto di come ottimizzare la lettura della posta elettronica.