Modi per automatizzare semplici attività di lavoro. Parte 2

Lean Office Software

Dopo la pubblicazione dell’articolo della scorsa settimana, ho ricevuto molte domande su come automatizzare delle attività lavorative, che tutti noi svolgiamo ogni giorno, pertanto cerco di rispondere in questo e altri post che seguiranno sullo stesso argomento.

Automatizzare la gestione delle attività

Tutti abbiamo una lista di cose da fare e avere un posto dove scrivere questa lista, che sia sempre a portata di mano è indispensabile! Todoist svolge molto bene questo compito. Sto parlando di un applicazione per la gestione e organizzazione delle attività, utilizzabile su tutti i dispositivi (cellulare, desktop, browser, inbox e orologio). Tutto rimane sincronizzato e accessibile da qualsiasi piattaforma così da consentirci di tenere traccia di qualsiasi cosa.

Possiamo aggiungere rapidamente delle attività e decidere la data di scadenza e/o l’orario e il livello di priorità. Possiamo anche creare delle scadenze ricorrenti o ripetitive come “Versamento unificato IVA, ritenute alla fonte, contributi, ogni 16 del mese” e una volta segnata come completata, l’attività ci sarà riproposta il giorno 16 del mese successivo.

Inoltre l’algoritmo di pianificazione intelligente, ci aiuta a pianificare la giornata e la settimana in arrivo. La pianificazione intelligente usa i modelli predittivi per suggerire le migliori date a cui assegnare le attività, attraverso le abitudini di utilizzo.

Ho dimenticato di scrivere che è disponibile anche una versione gratuita dell’applicazione!

Automatizzare la posta elettronica

Vengono inviate in media, 269 miliardi di e-mail ogni giorno, mentre i lavoratori trascorrono più di un quarto della loro giornata a gestire posta elettronica, tuttavia con alcuni semplici automazioni è possibile ridurre questo tempo.

Innanzitutto creiamo delle regole per filtrare le e-mail, così possiamo gestire la posta in arrivo utilizzando dei filtri per archiviare, eliminare o inoltrare automaticamente i messaggi in base al mittente o a determinate parole chiave.

Per quelle e-mail che richiedono solo una risposta rapida, realizziamo dei modelli di e-mail con del testo predefinito in modo da non dover digitare ogni volta, “Perché mi inoltri l’e-mail se già sono in copia conoscenza?” o “Perché mi invii di nuovo l’e-mail se ho già risposto?”.

Aggiungo che, ho già scritto in passato di come prevenire il sovraccarico dell’e-mail, mentre in un’altra occasione ho scritto di come ottimizzare la lettura della posta elettronica.

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