Modi per automatizzare semplici attività di lavoro.

Questa settimana ho letto un articolo nel quale un programmatore raccontava di aver automatizzato tutte le sue attività lavorative, dopo otto mesi dall’assunzione. Quindi, con la maggior parte del suo lavoro fatta da un software, negli ultimi sei anni ha eseguito circa 50 ore di vero lavoro.

Se c’è una cosa che questa storia può insegnarci, è che l’automazione può essere un modo efficace per risparmiare tempo sul lavoro.

Tutti i compiti ripetitivi della giornata lavorativa incidono sulla nostra produttività. L’automazione di queste attività monotone può liberare il tempo e l’energia mentale per concentrarsi sulle cose che contano.

Ecco due modi per automatizzare semplici attività di lavoro:

Collegare le app e automatizzare i flussi di lavoro

Non sarebbe fantastico se tutte le tue app preferite parlassero tra loro? Con strumenti come Zapier e IFTTT, possiamo collegare e automatizzare le app con pochi clic.

Con Zapier possiamo cercare le nostre app preferite, scegliere da un elenco di “Zaps” (integrazioni) predefinite o creare il nostro flusso di lavoro personalizzato.

Ad esempio, possiamo inviare un e-mail con Gmail ogni volta che scriviamo una nuova riga su un foglio Excel. Questa integrazione, una volta attiva, reagirà a qualsiasi nuova riga creata su un determinato file Excel, inviando un e-mail con il messaggio predefinito insieme agli elementi dinamici di cui abbiamo bisogno, dalla riga del foglio di calcolo.

IFTTT ci consente anch’esso di cercare integrazioni predefinite, chiamate applet o di crearne di personalizzate. Ad esempio, ne prendo una simpatica per far capire che davvero si possono fare tante cose, con questa applet ad esempio puoi ricevere una chiamata sul cellulare se pioverà domani.

Costruire flussi di lavoro personalizzati per le attività ripetitive del computer

Automator è uno strumento incluso in OS X che ci consente di automatizzare le attività sul Mac, senza dover imparare alcuna programmazione. Con un elenco di azioni integrate, è possibile creare rapidamente flussi di lavoro per attività ripetitive come cambiare i nomi dei file, ridimensionare le immagini o eseguire il backup di file importanti.

Per gli utenti Windows, è disponibile l’utilità di pianificazione integrata nel sistema operativo. È possibile creare un’attività di base, selezionare la frequenza di tale attività e identificare il trigger (che cosa avvia l’attività).

Per gli utenti più esperti è possibile utilizzare AutoHotkey, il linguaggio di scripting più potente per l’automazione di Windows. AutoHotkey è un linguaggio di scripting open source gratuito per Windows che consente agli utenti di creare facilmente script piccoli o complessi per tutti i tipi di attività come: riempimenti di moduli, auto-clic, pressione di tasti, macro, ecc.