Utilizzi i processi in azienda?

Tempo fa prenotai una vacanza all’ultimo momento in un villaggio turistico, arrivato a destinazione entro in camera e scopro subito due problemi, la luce del bagno non funzionava e la cassaforte era chiusa.
Sciocchezza dei problemi a parte, quello che mi ha subito colpito del posto era la totale disorganizzazione, ogni dipendente del villaggio turistico dava l’impressione di agire su attività non programmate, ognuno agiva nel modo che riteneva più opportuno senza nessun processo aziendale.

Questo è un problema che si nota in moltissime aziende, che sottovalutano l’importanza di avere dei processi aziendali ben definiti.

Ad esempio l’addetto alle pulizie che non ha un processo da seguire, quando svolge il suo lavoro, esegue una serie di azioni che potrebbero variare da stanza a stanza. La serie di azioni, ovvero il modo di lavorare, cambia anche da dipendente a dipendente, in base alle preferenze di ognuno.

La soluzione è applicare i processi aziendali, che sono semplicemente una serie di azioni da svolgere in un ordine preciso. Quindi l’utilizzo del processo, tornando all’esempio delle pulizie, rende uniforme il risultato in ogni stanza e le azioni fatte da ogni dipendente.

Ad esempio il processo di pulizia di una stanza potrebbe essere il seguente:

1. aprire le tende;
2. alzare le serrande o spalancare le persiane;
3. togliere tutta la biancheria sporca ed ammucchiarla per terra;
4. pulire il bagno;
5. rifare il letto;
6. ecc;
7. controllare la cassaforte;
8. controllare il funzionamento delle luci;

Chiunque utilizza questo schema può dimenticare di aprire la cassaforte o lasciare la stanza con le lampadine fulminate? E se un dipendente è assente, la persona che lo sostituisce può dimenticare qualcosa?