Cos’è il Process Mapping?

Rispetto a qualche anno fa, il contesto operativo aziendale è radicalmente cambiato con le aziende costrette a misure innovative per restare competitive sul mercato. Oggi il mercato globale richiede la massima efficienza del sistema aziendale, da ricercare con un costante miglioramento e ottimizzazione dei servizi e la conoscenza totale di tutti gli elementi del sistema (personale, infrastrutture, mezzi, etc). Conoscere approfonditamente gli elementi del sistema aziendale vuol dire avere le idee chiare sui punti di forza e naturalmente su quelli da migliorare. Le relazioni tra gli elementi del sistema aziendale sono descrivibili in un processo, utile a creare una base solida su cui costruire il futuro di un’azienda. La pianificazione del processo è un punto strategico per il miglioramento e l’innovazione dell’intera organizzazione aziendale, oltre ad essere il riferimento operativo delle risorse umane coinvolte.

Ecco allora l’importanza per un’azienda di un efficace Process Mapping, la rappresentazione grafica dei processi aziendali. In particolare i servizi di Process Mapping identificano, descrivono e documentano i sistemi aziendali. La grafica utilizzata serve inoltre a facilitare la lettura delle informazioni, a rappresentare contemporaneamente più dati e a sostenere lo sviluppo e la progettazione aziendale. In parole semplici, il Process Mapping, attraverso un’efficiente e semplice rappresentazione visiva evidenzia i meccanismi di funzionamento: quello che giornalmente e realisticamente succede quando viene svolta una specifica attività aziendale. Con la mappatura vengono individuati tutti i passaggi di una determinata attività, dall’input all’output finale, e visualizzate le tappe dell’intero iter del processo. Con il Process Mapping viene sviluppata una strategia di intervento al fine di trasformare lo “stato futuro” di un’azienda in una realtà di successo. Una mappa dei processi chiara e curata nei minimi particolari permette alle aziende una totale conoscenza del proprio sistema aziendale e consente di allineare gli elementi alle strategiche finalità.

Lo sviluppo del Process Mapping è utile per molteplici attività di pianificazione, controllo, analisi e miglioramento di un’azienda quali:
– sistemi di qualità;
– ristrutturazioni;
– gestione di un’eventuale crisi;
– razionalizzazione del personale;
– ottimizzazione delle spese;
– conformità alle norme vigenti;
– acquisizioni, fusioni e scissioni.

Quindi la finalità principale della mappatura aziendale è quella di fare chiarezza all’interno di un’azienda e mostrare importanti informazioni. Non è indispensabile mappare tutto di un’azienda, ma occorre cominciare ad analizzare ponendo le attenzioni sulle aree maggiormente lacunose per identificare la necessità di un miglioramento. Naturalmente alla base del Process Mapping serve una proficua collaborazione tra gli attori coinvolti nel processo aziendale, senza la quale difficilmente si otterranno i risultati sperati. Le persone coinvolte nel processo svolgono un ruolo determinante perché capaci di esprimere la realtà del processo e identificare i passi superflui e le duplicazioni. Investire nel Process Mapping significa gettare le basi su uno strumento efficace per prevenire possibili disagi all’interno di un’azienda, per promuovere il coinvolgimento delle persone nella pianificazione dei processi, migliorare le relazioni, misurare i risultati di ogni processo con l’intera organizzazione aziendale e per orientare lo smistamento di informazioni tra le risorse umane. Il Process Mapping in un’organizzazione aziendale aiuta tantissimo perché permette agli attori coinvolti di diventare padroni della logica di un processo. E’ utile ai vertici aziendali per avere una visione chiara e totale sull’intera organizzazione, ai manager per rispondere meglio su quello che avviene nell’area di appartenenza e agli operativi per trarre benefici da un processo ben definito.

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