Perché l’applicazione del modello Toyota ti può aiutare nel lavoro?

Il Toyota Production System, chiamato anche LEAN o Toyotismo, è considerato come l’evoluzione del Modello Ford. E’ un sistema di produzione snella che ha limato i limiti della catena di montaggio introdotta da Henry Ford, che ancora oggi è diffusa nella gran parte delle aziende. Il modello LEAN è però considerato universale, giacché la sua applicazione è possibile anche al di là dell’industria, trovando terreno fertile anche nell’ottimizzazione dei processi di gestione dell’ufficio.

Il Toyotismo prevede soluzioni diverse rispetto alla produzione di massa Fordista e si basa su un principio di ottimizzazione che da sempre accompagna l’industria giapponese: Muda. ‘Fare di più con meno’ è

uno dei principi del Toyota Prduction System, secondo il quale le risorse che si hanno a disposizione, soprattutto quando sono particolarmente scarse, devono essere sfruttate nel migliore dei modi con l’unico obiettivo di aumentare la produzione. Sembra quasi un controsenso ma in base agli studi che sono stati effettuati nel Novecento, questo modello orientale sembra essere una spanna sopra tutti gli altri diffusi nell’ambiente industriale, rivelandosi molto più efficace.

Il modello Toyota risulta essere talmente efficiente e talmente valido, che ben presto è stato sdoganato per trovare la sua applicazione nell’office management. L’intuizione è arrivata dal suo ideatore, Taiichi Ohno, che nel momento in cui ha notato i miglioramenti produttivi nell’industria, ha esteso l’applicazione anche nel comparto gestionale, considerando il lavoro non direttamente produttivo potesse essere facilmente trasformato in un flusso organico, per ottenere importanti miglioramenti anche in quest’area aziendale. E’ così che è nato il LEAN Office, un insieme di pratiche per eliminare gli sprechi e fluidificare il lavoro.

Gli sprechi in un ufficio sono facilmente individuabili nella sovrapproduzione, nell’utilizzo eccessivo di materie prime, che generano scarti e rimanenze: è tutto ciò che di tangibile si può trovare al di là di quello che è strettamente indispensabile per svolgere il lavoro. Da dove deriva la produzione degli sprechi? Nella maggior parte dei casi è colpa di una gestione non corretta o superficiale e quindi il problema va cercato più a monte, non solo nelle eccedenze che vengono accuratamente stipate nei cassetti o nei magazzini ma in un ambito molto più ampio. E’ qui che si inserisce il modello LEAN, con una serie di ottimizzazioni che, anche se lievi, sono in grado di migliorare drasticamente la gestione del lavoro.

Grazie al modello LEAN, vengono eliminati tutti gli ostacoli di comunicazione, permettendo una circolazione fluida delle informazioni all’interno dell’azienda. Questo è possibile snellendo l’apparato burocratico, semplificandolo al minimo e riducendo i passaggi tra mittente e destinatario finale. Un eccesso di passaggi, oltre a causare inutili rallentamenti, spesso è causa di distorsioni della realtà ma anche di impiego errato di risorse, che vengono utilizzate per operazioni inutili quando potrebbero essere impiegate in modo più produttivo. In tutto, però, serve misura e controllo: la sovra-informazione è spesso il rovescio della medaglia, perché ottimizzando ed eliminando l’eccesso di passaggi l’errore comune è quello di creare un sovraccarico sui collaboratori che restano impiegati nel sistema burocratico, che si trovano a filtrare una mole eccessiva di informazioni. In questo modo si crea il cortocircuito che, nei fatti, è comunque causa di rallentamenti. Secondo il LEAN, per alleggerire questo aspetto è sufficiente eliminare anche il flusso di informazioni in eccesso, ossia le informazioni superflue che vengono comunque fatte viaggiare sui canali comunicativi, rallentando il flusso generale. Come ben si nota, il problema dei rallentamenti, quindi delle perdite di tempo, è il cuore del sistema LEAN Office. Eliminare i tempi di attesa eccessivi, eliminando le barriere che impediscono il flusso organico, è l’obiettivo del sistema LEAN.

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