Come migliorare il modo di lavorare in ufficio.

L’approccio lean è ormai diffuso da anni. Produrre in maniera snella ha assunto nel tempo un significato con sfumature diverse, ma di fatto si tratta di uno schema gestionale mutuato dalle pratiche Toyota, che attraverso il proprio sistema di produzione Toyota Production System (TPS) è stata in grado di ottimizzare e sistematizzare lo sviluppo di un modello efficiente e sostenibile attraverso pratiche di miglioramento continuo.

È più recente, invece, l’estensione delle stesse logiche ad ambienti, processi e attività in contesti non-manufacturing nei quali tipicamente trovava applicazione. Ma come è possibile che strumenti, modalità e approcci operativi validi in ambito produttivo possano generare effetti positivi se utilizzati ad esempio in uffici amministrativi, o in funzioni di staff, o più in generale in aree aziendali che non hanno un contenuto operativo strettamente materiale?

Applicare il pensiero snello per ottimizzare la gestione dell’ufficio

Incrementare l’efficienza in termini gestionali e operativi è un obiettivo condiviso in quasi tutte le organizzazioni. Spesso, però, ci si concentra sull’efficientamento di flussi di attività che hanno un contenuto materiale, sottovalutando i margini di miglioramento potenzialmente offerti dall’ottimizzazione dei processi di gestione degli uffici che sono, frequentemente, di natura immateriale.

Alla base dell’applicazione del pensiero lean nell’ambito che genericamente definiamo degli uffici, ci sono concetti molto vicini a quelli applicati in ambienti produttivi. Ma mentre all’interno di quelle aree uno degli elementi di analisi fondamentale è costituito dalle caratteristiche fisiche, negli uffici il nucleo principale di analisi è legato al flusso di dati, di informazioni, di transazioni. Anche per questo, quando si tratta di lean office, molto spesso si parla anche di lean applicata a processi di natura transazionale: di fatto quello che nel contesto di fabbrica è l’insieme di semilavorati, componenti, prodotti finiti e così via, negli uffici è costituito in larga parte da transazioni, cioè dallo scambio di dati, informazioni, documenti, messaggi, eccetera.

Ma quali sono i concetti attorno ai quali ruota l’adozione dell’approccio lean nell’ottimizzazione dei processi amministrativi e, più in generale, degli uffici?

Individuare il valore ed eliminare lo spreco negli uffici

L’estensione del pensiero lean all’interno degli uffici si basa in effetti sullo stesso nucleo alla base della lean production, costituito da tre elementi: il valore, il flusso, lo spreco.

In termini metodologici, infatti, l’applicazione della lean gli uffici adopera strumenti e approcci finalizzati ad obiettivi trasversali a tutti i contesti applicativi:
1) individuare e concentrarsi sulle attività a valore, ovvero quelle che generano realmente servizio per il cliente;
2) ottimizzare le attività non a valore, ma che risultano comunque fondamentali perché propedeutiche alla realizzazione di attività a valore per il cliente;
3) eliminare o ridurre al massimo attività, documenti, dati e informazioni che non portano valore al cliente e che, più in generale, non rientrando nelle prime due categorie costituiscono sostanzialmente lo spreco.

Per individuare e agire sul contenuto di queste tre categorie riscontrabili all’interno di un processo, quest’ultimo va compiutamente mappato: va cioè identificato il flusso di attività, dati e informazioni che costituiscono il processo stesso.

Mappare un processo

Mappare un processo è quindi fondamentale: attraverso strumenti come la VSM (Value Stream Map) di fatto si ricostruisce il flusso del valore e quindi anche del non valore e dello spreco all’interno di una determinata funzione. La mappatura è inoltre strategica anche per poter fotografare lo stato attuale, offrendo un’istantanea che sarà poi utile nella fase successiva di ridisegno dei processi con il fine ultimo di ottimizzarli.

Una volta mappato lo stato attuale, disegnato lo stato futuro e ridisegnati i processi con logiche più efficienti ed efficaci, sarà necessario impostare delle attività di miglioramento continuo, anche attraverso l’utilizzo di strumenti tipicamente lean come il PDCA (Plan Do Check Act) ma non solo, con l’obiettivo di rendere i cambiamenti ottenuti sostenibili nel tempo. Solo così potremmo dire di aver realizzato un lean office.

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