Perché leggere questo blog?

Di pensiero snello o lean thinking, per dirla in inglese, si parla ormai da anni. In molte aziende, più o meno consapevolmente, si utilizzano strumenti, approcci, metodologie e lessico mutuati in una certa misura dalla filosofia lean.

Ha senso allora un blog che parla di lean office?

La risposta sta nel limite che ha caratterizzato l’applicazione della lean in Italia fino a pochi anni fa. Se c’erano dei problemi di efficienza, la lente di ingrandimento si posizionava sui processi fisici – in particolare su quelli produttivi. Un po’ come concentrarsi sul mal di testa (sintomo) quando si ha la febbre (causa). Infatti molti processi produttivi sono sempre più correlati e interdipendenti da processi amministrativi e gestionali. Lavorare sull’ottimizzazione della produzione serve a poco se a monte il processo di gestione della commessa, le attività di industrializzazione o di gestione degli ordini operano in maniera asincrona e sulla base di obiettivi non coerenti tra loro.

Ecco che entra in gioco il pensiero snello come filo unico conduttore che esce dalla produzione ed entra negli uffici, nelle attività amministrative, nei processi gestionali e decisionali, nell’assetto organizzativo che facilita o ostacola la creazione del valore, sia essa collegata ad un prodotto fisico o ad un servizio al cliente.

Nessun risultato sarà mai sostenibile nel tempo se non poggia su solide basi, e le solide basi – in qualsiasi organizzazione – si costruiscono facendo sistema, rendendo efficienti i processi e i flussi informativi, analizzando e migliorando le prestazioni di tutti gli uffici e le funzioni, non solo quelle dello shopfloor.

Ma se questo è certamente un buon motivo per scrivere di lean office, la vera domanda è: perché tu dovresti leggere un blog che parla di come ottimizzare il lavoro degli uffici amministrativi con il pensiero snello?

Leggendo questo blog potrai conoscere i metodi più efficaci per applicare la lean nella gestione di un ufficio amministrativo e, in generale, nell’operatività quotidiana a supporto dei processi tipicamente impiegatizi. Questi ultimi sono infatti caratterizzati da due elementi che rendono i tentativi di efficientamento particolarmente sfidanti:

– sono processi tipicamente immateriali, quindi più difficili da tracciare e da tenere sotto controllo;
– comportano attività che non possono essere immagazzinati in stock di scorte per far fronte alla variabilità della domanda.

Pensaci: se l’ufficio amministrativo contabile va in sovraccarico per un picco di fatturazione, non può farvi fronte utilizzando una pila di fatture già predisposte in precedenza. Non può creare cioè stock (pila di fatture) per rispondere ad una variabilità della domanda (necessità di fatture per specifici clienti, per determinati codici prodotto, prezzi ecc.) che dovesse verificarsi in futuro.

In questo blog parleremo soprattutto di questo, in un viaggio che ti porterà a conoscere un metodo completo, di semplice applicazione e comprensione, che potrai applicare nella tua realtà e ottimizzare i processi che tu, il tuo team o i tuoi colleghi siete chiamati a presidiare.

Qui troverai dei consigli pratici ed efficaci su come migliorare l’efficienza a livello gestionale e operativo, su come impostare un progetto di analisi e di miglioramento di un processo. Condivideremo spunti utili su come creare team inter-funzionali utili alla riuscita di un intervento lean, su come mappare attività intangibili e come impostare un ciclo di miglioramento continuo.

Sei pronto? Il viaggio comincia.