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Lean Office

Come organizzare la giornata

Strategie e consigli per ottimizzare il tempo a tua disposizione (che non è poco come sembra!)

Hai più volte preso in considerazione l’idea di come organizzare la tua giornata, ma non sai da che parte iniziare?

Sono anni che ti chiedi come faccia quel tuo collega ad avere una vita così attiva, benché abbiate gli stessi orari di lavoro?

Oppure hai già mosso i primi passi in questo ambito, e sei soltanto alla ricerca di nuovi trucchi per ottimizzare la tua giornata?

In questo articolo troverai tutto ciò che ti serve per razionalizzare il tempo a tua disposizione (che non è poco come sembra!) e riprendere in mano le redini della tua vita.

Organizzare la giornata è una perdita di tempo?

Organizzare la propria giornata dovrebbe essere il principale obiettivo di chiunque ambisca ad una vita serena ed appagante.

Saresti sorpreso dallo scoprire quante delle persone più in vista che conosci abbiano plasmato il proprio successo attorno a questa regola di vita: da Bill Gates, al vicino di casa che invidi perché trova sempre il tempo di vedersi con gli amici, tenersi in forma, coltivare gli affetti, e portare la moglie fuori a cena.

Eppure ci sono ancora moltissimi detrattori che lo ritengono un semplice esercizio di stile, capace di portare via più tempo ed energie di quelle che si spera di poter guadagnare. Ma è davvero così? C’è un fondo di verità in questo luogo comune? Ebbene, tenetevi forte, perché la risposta è: sì.

Non esistono modi per indorare la pillola: se intendete beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti da questo stile di vita, infatti, dovrete riuscire a ritagliarvi tutto il tempo e le energie necessarie per poter edificare quel ponte mentale che vi tiene separati dal vostro obiettivo ideale.

In principio sarà dura e potreste persino incappare in “errori di costruzione”, ma volta gettate le basi vedrete il vostro percorso diventare sempre più spedito e agevole, fino a trasformare il vostro sbilenco ponte tibetano nel più ameno ed incantevole dei sentieri.

Perciò se siete incappati in questo articolo con la pretesa di scovare qualche tecnica miracolosa che vi permetta di cambiare la vostra vita con uno schiocco di dita, potete smettere di leggere già da qui.

Il nostro scopo non è quello di gettare fumo negli occhi, bensì quello di offrirvi trucchi e consigli che possano realmente sostenervi nel vostro personale (e personalizzato) percorso di miglioramento.

Pilastri fondamentali per organizzare la tua giornata

Se siete ancora qui a leggere dopo aver appreso che organizzare la propria giornata comporta una certa dose di impegno, complimenti: ciò vuol dire che il vostro non è un capriccio passeggero, ma siete davvero determinati a migliorare la vostra qualità della vita. Ma per fare in modo che questa determinazione rimanga costante e duratura nel tempo, abbiamo bisogno necessariamente di convogliarla in pensiero positivo.

Una delle regole basilari della vita è che ponendosi degli obiettivi ci si ci espone irrimediabilmente ad un numero incalcolabile di errori o sfortune. Sono problemi che fanno parte della vita di tutti noi, pertanto dobbiamo imparare ad accettarli e trarne il meglio se vogliamo ottenere qualunque risultato. Dopotutto abbattersi non serve a nulla, se non ad aumentare ancora di più il tempo che ci separa dal raggiungimento dei nostri obiettivi.

Prendetevi del tempo per ricostruire quella che è la vostra routine giornaliera, andando a coprire almeno lo spazio di una settimana. Durante questo processo sarà necessario annotare ogni attività che monopolizzi il vostro tempo per almeno 5 o 10 minuti, così da ricostruire tutto l’arco delle 24 ore.

Qualora qualcuno non riuscisse a ritagliarsi il tempo necessario, non avesse buona memoria, o volesse essere semplicemente curo di non dimenticare nulla, potrebbe pensare di completare questo passaggio monitorando le sue azioni in tempo reale, nell’arco di una settimana vera e propria. Questo metodo è sicuramente il più lungo, ma anche il più affidabile, in quanto si avrebbe la sicurezza di non essere incappati in errori, approssimazioni o dimenticanze.

Se una settimana (o più) vi sembra un lasso temporale troppo esteso, dovreste proprio ricredervi. Infatti è altamente improbabile che abbiate gli stessi impegni ogni singolo giorno, rendendo di fatto la settimana il periodo di tolleranza minimo (non massimo!) per chiunque voglia far combaciare organizzazione e qualità della vita.

Delineato lo schema, con un supporto visivo dinnanzi sarà più facile individuare squilibri, errori, mancanze e perdite di tempo.

A questo punto però la scelta su cosa valga la pena di essere modificato dipende da voi, dalle vostre esigenze e dai vostri desideri. Che viviate vicino o lontano dai vostri luoghi d’interesse, che siate lupi solitari o abbiate a che fare con una famiglia numerosa, che siate persone oziose o dalle mille passioni: gli schemi da persona a persona potrebbero variare moltissimo, anche tra colleghi e membri di una stessa famiglia.

L’unica regola aurea che possiamo darvi in questo ambito è quella di cercare di non strafare: apportare troppe modifiche tutte in una volta finirebbe per stravolgere completamente le vostre abitudini, destabilizzandovi, ed aumenterebbe enormemente il carico di lavoro richiesto se una o più modifiche non dovessero funzionare come previsto.

La scelta ideale potrebbe essere quella di affidarsi ad un piano a lungo termine, compilando un diagramma costruito per far compiere passi avanti lenti e costanti. Una strategia che, oltre ad automatizzare quanto più possibile i processi, permetterebbe di tornare facilmente sui propri passi qualora un passaggio dovesse rivelarsi errato.

Temprata la vostra mentalità, gettate le fondamenta del vostro percorso, e messo appunto il progetto, non vi resta nient’altro da fare che metterlo in pratica. Da questo momento in poi, quindi, non dovrete far altro che applicare nella maniera più fedele possibile i vari schemi che si susseguiranno nel corso del tempo.

L’ultimo consiglio che mi sento di darvi è quello di mantenere un approccio elastico alla teoria, evitando di ossessionarvi troppo con essa.

Sono davvero tante le persone che, con la smania di seguire alla lettera il percorso che hanno delineato per loro, finiscono per dimenticare che il motivo per cui lo hanno iniziato era quello di migliorare la propria qualità della vita.

Se ad esempio riceverete un invito a cena a voi gradito, non privatevene solo perché su un foglio di carta avete scritto diversamente: se per il 90% del tempo vi atterrete ai vostri piani, non sarà di certo un 10% di sgarri a compromettere i vostri progressi!

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