Lascia stare le cose urgenti e dedicati alle cose importanti

Il tempo non basta mai, in ufficio ci sono tante cose da fare e si rischia di perder tempo senza rendersene conto. Come fare quindi per ottimizzare il lavoro ed essere produttivi senza essere dei robot? Uno dei metodi maggiormente apprezzati e che porta risultati tangibili e immediati è il metodo meglio conosciuto come la matrice di Eisenhower o di Covey. Di fatto, Eisenhower è il papà di questo modello e Covey colui che ha studiato a fondo il metodo e apportato alcuni importanti miglioramenti.
Prima di tutto bisogna avere chiara la differenza tra urgente e importante. Spesso si fa confusione e si ritiene che se una cosa è urgente allora è anche importante e viceversa. Non è proprio così perché, le cose urgenti dipendono soltanto dal tempo e quindi si tratta di compiti che hanno una scadenza tassativa. Le cose importanti, invece, sono quelle attività che portano al raggiungimento di un obiettivo.

La matrice di Eisenhower
Questa matrice si basa proprio sul concetto di urgente / non urgente e importante/ non importante. Si traccia una grigia su di un foglio con quattro caselle, le prime due colonne saranno nominate “urgente” e “non urgente” mentre le due righe orizzontali che incrociano le colonne saranno nominate “importante” e “non importante”.
Otterremo da questo quattro blocchi o riquadri così composti: Urgente + Importante, Non urgente + Importante, Urgente + non importante e Non urgente + non importante.

Come organizzare il lavoro
Nella prima situazione, urgente + importante, ci sono quelle cose da fare immediatamente. Nella seconda situazione, non urgente + importante, ci saranno quelle cosa da fare in un secondo momento e che è dunque possibile pianificare. Nella terza situazione, Urgente + non importante, ci sono quelle attività che è possibile delegare. L’ultimo blocco, non urgente + non importante riguarda quelle attività superflue e che probabilmente ci faranno perdere solo tempo, che è meglio eliminare.
Detto questo, come prima cosa stila un elenco completo degli impegni lavorativi mettendoli in ordine dal più importante al meno importante. Individua poi le scadenze e componi la tua matrice: questo ti permetterà di mantenere alti i tuoi standard qualitativi di lavoro, di ottimizzare al meglio il tuo tempo e di dedicare energie e attenzione lì dove realmente è necessario.

Per essere più produttivo, cerca di lavorare solo con le attività del secondo quadrante!

Hai paura di dimenticare questo schema? Tieni a mente la parola “time”: T come Tassativo, I come Importante, M Mobile (cattività che potrebbe fare un’altra persona) ed E come da Eliminare. Pianifica tutto in questa maniera e il tuo lavoro migliorerà notevolmente!

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