Come ottimizzare la consegna della busta paga al dipendente
È un obbligo dei datori di lavoro quello di consegnare, all’atto del pagamento della retribuzione, ai lavoratori dipendenti la busta paga.
La busta paga (detta in maniera colloquiale anche prospetto paga o cedolino paga) è il documento che il datore di lavoro fornisce al dipendente, sul quale è indicato il calcolo dell’importo della retribuzione da questo percepita in un determinato periodo di lavoro.
Tradizionalmente la busta paga viene consegnata al lavoratore in modo cartaceo, ovvero presentandogli una doppia copia: una può conservarla, l’altra invece deve essere firmata e va custodita dall’azienda.
Dal momento che la consegna della busta paga è un obbligo, il datore di lavoro deve essere certo di compierlo in modo corretto e rispettando i limiti di tempo imposti dalla legge, e da questo punto di vista la consegna cartacea del cedolino implica alcuni problemi.
Può capitare ad esempio che un lavoratore non sia di turno nei giorni in cui le buste paga vengono consegnate, di conseguenza il cedolino deve essere messo da parte e ci si deve ricordare, appunto, di fornirglielo non appena sarà in sede.
Allo stesso modo può accadere che un dipendente sia in malattia, oppure in ferie, dunque il necessario ottenimento della sua firma può rivelarsi davvero molto difficoltoso.
Una soluzione ottima per evitare questo tipo di inconvenienti e per rendere la consegna delle buste paga molto più efficiente è senza dubbio l’invio delle medesime per via telematica.
In Italia la legge consente al datore di lavoro di consegnare i cedolini anche con questa modalità, nello specifico la busta paga può essere consegnata tramite email, attraverso PEC, ovvero posta elettronica certificata, oppure in un’area riservata del sito web ufficiale dell’azienda.
Tra tali opzioni quella più agevole è senza dubbio la prima: anche le altre due sono estremamente pratiche ed efficienti, non c’è dubbio, tuttavia non è detto che tutti i lavoratori possiedano una PEC, allo stesso modo è piuttosto raro che un’azienda abbia un portale web a cui i dipendenti possono avere accesso a un’area riservata.
Inviare la busta paga ai propri dipendenti utilizzando una semplice casella di posta elettronica, dunque, è assolutamente possibile ed è una soluzione più che consigliabile.
Affinché tale operazione possa essere compiuta la legge prevede un requisito molto semplice, ovvero che il dipendente riceva il cedolino su una casella di posta elettronica a cui può accedere in modo esclusivo tramite una password personale.
In caso di controlli, ovviamente, il datore di lavoro deve dimostrare di aver regolarmente inviato le buste paga a tutti i suoi dipendenti.