Pronto per la fatturazione elettronica B2B?

A partire dal 1° gennaio 2019 le fatture emesse da ogni azienda dovranno essere in formato digitale XML, cioè eXtensible Markup Language, firmate digitalmente e inviate all’Agenzia delle Entrate attraverso il sistema d’interscambio SDI. La piattaforma SDI funzionerà come un “postino virtuale”, verificando che la compilazione della e-fattura sia corretta e procedendo alla trasmissione telematica al destinatario. L’azienda sarà tenuta a emettere fattura elettronica sia nel caso di fatturazioni B2B (Business to Business, cioè tra aziende o persone con partita IVA) sia B2C (Business to Consumer, cioè dalle aziende verso consumatori e acquirenti senza partita IVA).

Per garantire una gestione efficiente e pratica della nuova fatturazione elettronica in azienda, occorre predisporre tutto in modo da essere pronti dall’anno nuovo.

SOFTWARE PER GENERARE LA FATTURA ELETTRONICA

Per generare una fattura elettronica sarà necessario disporre di un software che supporti il formato XML, quello previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30/04/2018 per la compilazione, l’invio e la conservazione delle fatture elettroniche. Per fare questo l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione tre programmi gratuiti per predisporre le fatture elettroniche:

• una procedura web, alla quale si accede attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” dalla homepage dell’Agenzia delle Entrate e che consente di predisporre e trasmettere le fatture elettroniche;
• un software scaricabile su computer, che permette di predisporre e salvare i file delle fatture elettroniche ma non di inviarle;
• un’App per tablet e smartphone, chiamata “Fatturae” e scaricabile sui dispositivi attraverso Apple Store o Play Store e che consente di predisporre e inviare le fatture elettroniche.

Se si sceglie la procedura web sarà necessario richiedere le credenziali di accesso. A tal proposito possono essere utilizzate le credenziali SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale) oppure i dati della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) nel caso si possiedano già. In caso contrario si possono richiedere le credenziali Fisconline / Entratel fornite dall’Agenzia delle Entrate attraverso l’apposito modulo disponibile sul portale dell’Agenzia. Nel caso si scelga di utilizzare, invece, il software o l’applicazione, i dati di accesso vengono richiesti in fase di registrazione (gratuita) al servizio.

Se la mole di fatture emesse dall’azienda è però notevole, sarà opportuno dotarsi di un software, rilasciato e realizzato dallo stesso produttore del software gestionale che si utilizza all’interno dell’azienda per predisporre e tenere la contabilità. Questi programmi si integrano con i gestionali aziendali e consentono di rendere fluido e automatico l’iter di fatturazione elettronica.

CODICI DESTINATARIO: COME RICHIEDERLI E COME COMUNICARE L’INDIRIZZO DI RECAPITO FATTURE

Al fine di poter compilare e trasmettere correttamente le fatture elettroniche ai clienti si dovrà pianificare una comunicazione a tappeto della richiesta del codice destinatario, mentre si dovrà inviare il proprio codice destinatario ai fornitori. Il codice destinatario altro non è che l’indirizzo telematico (PEC ovvero il Codice Destinatario di 7 cifre) che si dovrà riportare nella fattura in modo che il SDI possa consegnare il documento.

AGGIORNARE LE ANAGRAFICHE

Infine, per essere operativi sin da subito ed evitare fatture elettroniche rifiutate per incompletezza dei dati anagrafici, è consigliabile aggiornare la banca dati dei propri clienti prima della fine dell’anno.

UNA BUONA NOTIZIA

Una buona notizia in questo mare di adempimenti c’è, anche se non si acquisisce il codice destinatario dei clienti la fattura viene regolarmente recapitata e resa disponibile sul cassetto fiscale del ricevente, tra l’altro l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio di pre-registrazione, con il quale i titolari di partita IVA possono comunicare “a monte” al postino SdI l’indirizzo telematico su cui ricevere di default tutte le loro fatture elettroniche, indipendentemente dall’indirizzo che il fornitore avrà compilato nella fattura. Basta accedere all’interno del Portale “Fatture e Corrispettivi” alla sezione Fatturazione elettronica > Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche.