Quanto ne sai di dematerializzazione e digitalizzazione ?

Dematerializzazione o digitalizzazione ? Sebbene il fine ultimo sia quello della conservazione digitale in entrambi i casi, tecnicamente la dematerializzazione è quel processo che consente di operare una conversione dal documento cartaceo a quello digitale, mentre la digitalizzazione è la creazione ab initio di un documento in formato integralmente digitale; ma quale tra i due procedimenti risulta essere più appropriato, e per quali documenti? Vediamo di fare chiarezza.

Fatture di vendita e di acquisto.

Stando all’intervenuta modifica del DMEF del 2004 con quello del 2014, le fatture di vendita e di acquisto di nuova emissione vanno conservate unicamente in formato digitale ed è possibile inoltre dematerializzare quelle già emesse negli anni precedenti. Inoltre, con la pubblicazione della legge n. 205 del 27 Dicembre 2017 si è introdotto l’obbligo, a far data dal 1° Gennaio 2019, di utilizzare il sistema di interscambio B2B/B2C per tutti i soggetti residenti o presenti nel territorio italiano, dopo aver prodotto le fatture di vendita e di acquisto in formato XML conforme alle specifiche richieste. Le nuove normative, dunque, impongono la creazione della fattura in XML e l’invio della stessa tramite il sistema B2B/B2C.

Documenti fiscali e scritture contabili.

Siano essi documenti di trasporto, siano esse bolle d’accompagnamento o altra documentazione fiscale, dichiarazioni dei redditi, moduli di pagamento F24, comunicazione dati di fatture emesse o ricevute, la digitalizzazione del corrente va fatta seguendo le nuove regole imposte dal legislatore. La modifica normativa intervenuta, nello specifico, riguarderà altresì i registri IVA, le scritture contabili, eventuali altri registri di corrispettivi, registri prima nota, registro di beni in comodato d’uso e ogni altra documentazione volta ad attestare un flusso di cassa.
Con riguardo alle medesime documentazioni fiscali già prodotte negli anni passati, la dematerializzazione non è d’obbligo, ma certamente utile, poiché consente di avere un sguardo d’insieme del dato in monitoraggio attraverso un’armonizzazione nella logica delle nuove procedure.

Libri sociali obbligatori.

I libri sociali obbligatori ai sensi dell’art. 2421 del Codice Civile vanno conservati a cura delle società cui si riferiscono. Tra i libri sociali che possono essere digitalizzati sin dalla loro creazione troviamo:

– il libro dei soci;
– il libro delle adunanze e delle deliberazioni assembleari;
– il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione;
– il libro delle obbligazioni.

Per tutti i documenti sopracitati, ai sensi dell’art 2215-bis del Codice Civile, gli obblighi di vidimazione e numerazione previsti sono risolti con l’apposizione una volta ogni anno della firma digitale dell’imprenditore, unitamente ad una necessaria marca temporale.

Posta elettronica certificata.

La produzione di email certificate secondo il sistema PEC devono essere conservate, oltre che prodotte, in formato digitale per almeno 10 anni. Qualora i messaggi o le mail PEC non venissero conservati in formato digitale, gli stessi potrebbero non essere opponibili a terzi non costituendo piena prova.

Contratti e scritture private.

Tra tutti i modelli documentali fin qui esposti, i contratti e le scritture private sono gli unici supporti cartacei che è sempre bene conservare secondo le tradizionali metodologie di archiviazione fisica. Tuttavia, sebbene non sembri opportuno dematerializzare quelli già redatti, la stipula ex novo di contratti o scritture private può avvenire anche in formato digitale sottoscrivendoli con firma digitale o firma elettronica avanzata, quale risulta essere ad esempio la firma grafometrica. Se la creazione del contratto è digitale, digitale sarà anche la sua conservazione, così come imposto dal DPCM 3 dicembre 2013.

In conclusione, ad eccezione dei soli contratti e scritture private già prodotti, è bene non soltanto digitalizzare la documentazione ma, ove possibile, anche operare una dematerializzazione che possa tradursi in una logica di adeguamento delle nuove impostazioni normative.

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