Come archiviare documenti cartacei in ufficio per evitare di perdere tempo quando non si trovano

In ufficio bisogna essere sempre produttivi perché il tempo è denaro. Quante volte è capitato di perdere tempo a cercare documenti che nessuno sapeva dove fossero stati archiviati? Comprendere come archiviare documenti cartacei in ufficio è importante appunto per evitare queste inefficienze. Anche oggi nell’era della dematerializzazione e digitalizzazione ci sono alcuni documenti che bisogna conservare in originale cartaceo. Allora, ecco alcuni suggerimenti su come farlo in modo efficiente.

Una delle soft skill che tutti dovrebbero avere, come scritto sul libro, è quella dell’organizzazione e planning. E non si può essere organizzati senza sapere come archiviare i documenti. Perché conservare i documenti in modo organizzato è fondamentale per qualsiasi ufficio.

L’archiviazione di documenti potrebbe non sembrare una delle attività più eccitanti, ma è necessaria per mantenere l’ufficio organizzato senza intoppi. Inoltre, è soddisfacente vedere lo spazio dell’ufficio diventare più organizzato ed efficiente.

Prendendo il tempo necessario per imparare a archiviare correttamente i documenti, si possono risparmiare tempo e fatica a lungo termine. Quindi, ecco alcuni suggerimenti.

Come archiviare documenti cartacei in ufficio per evitare di perdere tempo quando non si trovano

Innanzitutto fare un elenco di tutti i documenti e dividerli in cartelle. Poi, decidere un sistema di etichettatura: etichettare ogni cartella con il nome del tipo di documento oppure con la data in cui è stata creata o modificata l’ultima volta.

Mantenere lo schedario o l’armadio per ufficio organizzato in base al sistema di etichettatura, ad esempio cronologico, per argomento o alfabetico. In questo modo sarà ancora più facile trovare ciò di cui si ha bisogno.

Ogni mese, ma questo dipende dalla quantità ed è quindi soggettivo, esaminare l’archivio ed eliminare tutti i documenti obsoleti o non più necessari. Ciò manterrà il sistema funzionante senza intoppi.

Si potrebbe, come valore aggiunto, tenere un registro informatico di ciò che è archiviato e dove. Vi sono anche software che aiutano a realizzare questa attività.

In conclusione, esistono molti modi per archiviare i documenti in ufficio. La cosa più importante è scegliere il metodo che funziona meglio per il proprio ufficio e le proprie esigenze. Dopo aver scelto un metodo, per essere sicuri che tutto duri nel tempo, occorre formare il personale su come utilizzarlo correttamente.