Padroneggia Outlook con questi 3 suggerimenti

Utilizzi Outlook per la gestione della posta elettronica e vorresti sfruttare al meglio le potenzialità che offre questo software?

Che cos’è Outlook

Microsoft Outlook non è altro che lo strumento che viene utilizzato per gestire la posta elettronica e l’agenda elettronica. Tra i più usati al mondo, soprattutto dalle aziende medio-grandi, esso offre l’opportunità all’utente di sincronizzare le proprie caselle di posta elettronica senza la necessità di recarsi sul sito del provider di posta per leggere i messaggi. Come si è già avuto modo di accennare, poi, Outlook è utile anche per la sincronizzazione del calendario: si tratta, nello specifico, di una funzione utile per organizzare al meglio il lavoro e la vita privata.

Configurazione di Outlook: il layout

Configurare al meglio Outlook può risultare utile in particolar modo se non si possiede una certa familiarità con questo strumento. Innanzitutto, la prima azione da compiere è quella finalizzata all’ottimizzazione della modalità con cui utilizzare tale strumento. Ebbene, innanzitutto, occorre posizionare:

• il riquadro di lettura a destra;
• il riquadro di spostamento sulla sinistra (aperto);
• i messaggi nella voce visualizzazione conversazioni, avendo cura di controllare che i messaggi inviati appaiano in blu;
• la finestra concernente le cose da fare sull’estrema destra o, qualora la risoluzione dello schermo sia bassa, ridurla ad icona;
• infine, bisogna attivare la modalità cache, che consente di salvare una copia dei messaggi sul proprio computer nel caso si utilizzi un account Exchange.

Outlook e le cartelle per la gestione della posta

Sempre tenendo in considerazione le procedure consigliate, è bene organizzare:

• un’apposita cartella relativa alla posta in arrivo contenente i messaggi ricevuti direttamente dall’utente stesso o che, comunque, possono risultare importanti;
• una cartella di riferimento contenente materiale che potrebbe divenire utile in un secondo momento;
• un insieme di cartelle riguardanti i messaggi dei gruppi di contatti. Non dovendo essere necessariamente letti, infatti, è possibile archiviarli;
• una cartella dei messaggi di lavoro, sia di carattere privato sia personale;
• un gruppo di cartelle per i feed RSS che, proprio come accade per quelle relative ai gruppi di contatti, possono contenere messaggi che, seppur interessanti, non devono essere letti urgentemente.

Cartelle ricerche

Volendoci ricollegare all’argomento del paragrafo precedente circa l’organizzazione delle cartelle, è interessante fare un accenno anche a tutte quelle informazioni diverse dalla posta e RSS. In particolare, per quest’ultime è opportuno procedere alla predisposizione di specifiche cartelle ricerche, le quali costituiscono un’eccellente modalità per analizzare la posta ricevuta da diversi mittenti.

Insomma questi sono solo alcuni consigli per utilizzare al meglio Outlook e per sfruttare al massimo le potenzialità di questo software, che può semplificare tanto l’attività lavorativa di chi lo utilizza.