organizzare un archivio di file

Come organizzare un archivio di file sul PC

Un archivio di file ben organizzato è uno strumento indispensabile per chiunque lavora con un computer. Se non si ha esperienza di come organizzare un archivio di file sul PC, o non si ha semplicemente idea di come è organizzato un archivio funzionante, questa breve guida spiegherà passo dopo passo come crearlo.

Il consiglio più importante per creare un buon archivio digitale

Innanzitutto, prima di procedere, bisogna stabilire delle regole. Le regole sono personali e funzionali al tipo di attività. L’importante è definire una struttura delle cartelle adatta alla propria attività.

C’è chi potrebbe preferire per esempio creare una struttura organizzata per tipo di file (Word, Excel, PowerPoint). Altri potrebbero preferire creare una struttura organizzata per ente, come per esempio Agenzia delle Entrate, CCIAA, INPS. Altri ancora potrebbero preferire creare una struttura organizzata per oggetto del documento, come per esempio fatture emesse, fatture ricevute, preventivi, visure.

Non esiste una struttura delle cartelle migliore delle altre. La best practice è definire delle regole e poi rispettarle.

Come rinominare i file per creare un archivio ordinato

Per organizzare bene i file sul computer, è necessario rinominare ogni documento in modo appropriato per individuarlo in un archivio che possa essere consultato facilmente.

La procedura per ottenere questo risultato è rinominare i file per anno, mese, giorno e oggetto del documento. Quindi ad esempio una visura alla camera di commercio fatta il giorno 24 giugno 2022 andrebbe rinominata in questo modo, 20220624 visura.pdf.

I file rinominati in questo modo ci consentono di poterli visualizzare dal più recente al più vecchio con un solo click. Questo ci permetterà di visualizzare con immediatezza i documenti più recenti che nell’80% dei casi sono anche quelli più cercati.

La maggior parte delle persone, salva i propri file e documenti in cartelle del computer senza avere delle regole predefinite. Questo genera panico, perdita di tempo e produttività nel momento in cui bisogna recuperare un file.

Chi invece, vuole trovare facilmente un file o documento sul proprio computer deve innanzitutto definire le regole di archiviazione dei file, individuare la cartella corretta in cui salvare i file e scegliere il nome corretto.

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