Guida definitiva: salvare automaticamente gli allegati

Vorresti riuscire a salvare automaticamente gli allegati di un’email? Ad esempio tutte le fatture ricevute sulla tua posta elettronica gestita con Gmail?

Chi lavora con il PC deve usare ogni risorsa a sua disposizione per ottimizzare i tempi e i processi lavorativi.

Quali sono in particolare le attività che più spesso devono svolgere i lavoratori?

Molti devono controllare tutti i giorni la posta elettronica ed occuparsi dell’archiviazione di ogni allegato.

Questa operazione, tuttavia, richiede un certo tempo. Così ci si chiede: esiste un sistema che aiuti a velocizzarla?

La risposta è affermativa, oggi uno dei migliori strumenti a disposizione è zapier.com.

Che cos’è zapier.com?

Si tratta di un’applicazione online che mette in comunicazione diversi tools. L’integrazione degli strumenti è facilissima, basta solamente uno “zap“, cioè un meccanismo tramite cui quando si verifica un evento su un’applicazione, come Gmail, automaticamente viene eseguita un’operazione su un’altra applicazione, come Google Drive.

Un esempio potrebbe essere quando arriva un’e-mail su Gmail da un determinato mittente completa di un allegato, quest’ultimo viene subito salvata sull’applicazione Google Drive o su Dropbox.

Le applicazioni integrabili con Zapier sono davvero tantissime.

L’app stessa, nella sezione “explore”, mette a disposizione i suggerimenti delle integrazioni più popolari utilizzabili con Zapier.

In questo modo Zapier è in grado di suggerire agli utenti idee nuove su come e con quali app utilizzare l’applicazione.

Il funzionamento dell’applicazione risulta anche abbastanza intuitivo.

Come salvare salvare automaticamente gli allegati di Gmail su Google Drive con zapier.com

Il tool zapier.com può tornare utile anche per un’altra questione, il salvataggio automatico delle fatture ricevute su Gmail con Google Drive.

A partire dal 1° gennaio 2019 il legislatore italiano ha previsto che per le varie cessioni di beni ovvero per le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti che si trovano a risiedere nello Stato italiano siano emesse solo ed esclusivamente le fatture elettroniche.

Ne consegue che gli addetti alla gestione delle fatture ricevono solo file elettronici, siano essi in formato pdf o in formato xml. Ovviamente le aziende che hanno un maggiore volume d’affari si troveranno in una situazione più complessa dovendo, infatti, procedere a visionare tutte le mail per scaricare le fatture elettroniche e salvarle sul loro archivio.

Con zapier.com il procedimento è incredibilmente più facile. Basta attivare lo zap adatto e in tal modo tutte le fatture verranno in automatico salvate e archiviate su Google Drive senza che sia necessario un intervento manuale.