Il segreto per lavorare in gruppo

Il successo di un’azienda dipende dall’affiatamento e dalla collaborazione del gruppo di lavoro, il quale attraverso l’impegno e l’entusiasmo contribuisce a massimizzare la produttività.

Il problema più comune che si riscontra nei lavori di gruppo è l’interazione fra i collaboratori e la visione d’insieme di tutto il progetto da portare avanti. Molto spesso le operazioni che si compiono non sono coordinate a causa di problemi legati alla comunicazione; si perde del tempo prezioso per inviare email o scambiare informazioni importanti. A volte ciascun lavoratore non accede a informazioni aggiornate in tempo reale con il conseguente calo della produttività. Non sempre il capo del progetto riesce a coinvolgere tutti i membri del gruppo, creando sinergia fra loro e monitorando compiti, stato di avanzamento lavori e risultati. La mancanza di visione d’insieme e l’assenza di scambio di informazioni in tempo reale costituiscono il problema principale esistente nei gruppi di lavoro.

I problemi legati ai lavori di gruppo possono essere risolti attraverso piattaforme software di project management; queste ultime devono essere ottimizzate per ottenere i massimi benefici. Si tratta di siti web attraverso cui poter gestire in tempo reale una generalità di operazioni, coinvolgendo nei progetti più risorse e gestendo costi, tracciamento dei tempi e integrando una molteplicità di funzioni. Sono i project Manager a gestire l’intero progetto in modo da massimizzare la produttività. Le attività sono gestite e programmate in modo da coinvolgere tutti i membri del gruppo di lavoro, mostrando tutte le risorse impiegate nelle diverse aree del progetto, in modo da monitorare quotidianamente il lavoro da svolgere e quello già fatto. I compiti avranno una scadenza, anche perché ogni membro può lavorare su diversi progetti. I punti di forza di queste piattaforme software sono lo scambio di documentazione e comunicazione all’interno di un’unico strumento; inoltre, vi è un sistema di consultazione, creazione e lettura di documenti da parte di ciascun membro del team di lavoro, senza bisogno di dover inviare email o effettuare altre operazioni di scambio. Attraverso le piattaforme software il lavoro può essere svolto anche a distanza e in orari e giorni diversi; tali sistemi, infatti, vengono usati quando vi è il bisogno di interagire fra collaboratori ad un progetto operanti in diverse parti del mondo. Infine un altro vantaggio delle piattaforme software per massimizzare la produttività è il continuo monitoraggio del lavoro; vi sono, infatti, all’interno delle piattaforme flussi di cassa, rapporti sul tempo lavorato, consuntivi dei tempi e velocizzazione nella raccolta dei dati attuando in questo modo sia il monitoraggio dei tempi sia il monitoraggio dei costi.