3 modi per semplificare attività di ufficio.
Scrivere a tastiera cieca
Qual è il componente del personal computer che utilizziamo di più? La tastiera. A cosa serve automatizzare il lavoro per risparmiare tempo se poi digitare due lettere in sequenza sulla tastiera ci rende più lenti?
Il consiglio più importante per aumentare la produttività in ufficio è quello di imparare a scrivere senza guardare la tastiera.
Ci sono tanti siti per fare esercizi di dattilografia, eccone uno completamente gratuito.
La quantità di tempo necessaria per imparare a digitare bene dipende da noi. È importante fare pratica regolarmente. I movimenti automatici sono sviluppati solo attraverso molte ripetizioni. Solo la pratica ci rende perfetti, nient’altro!
Utilizzare le macro di Excel
La macro è una funzione di Excel che consente di automatizzare delle azioni che svolgiamo sempre nella stessa sequenza, una volta creata, possiamo far eseguire in autonomia dal software le stesse operazioni tutte le volte che vogliamo.
Ad esempio, ci viene inviato un file di Excel sempre con la stessa struttura e noi dobbiamo svolgere una serie di operazioni, tipo selezionare le colonne, cambiare il formato delle celle, ordinare i dati … Queste operazioni ci impegnano ogni volta che riceviamo questo file, 15 minuti.
Possiamo risparmiare questo tempo con le macro? Si, basterà registrare la macro mentre svolgiamo le operazioni ripetitive. Dalla volta successiva avvieremo la macro anziché eseguire le operazioni manualmente, aiutandoci a semplificare attività di ufficio che di solito richiedono molto più tempo ma soprattutto molto più impegno.
Scelte rapide da tastiera di Excel
Restando in tema Excel, un altro consiglio per lavorare con più efficienza e semplificare attività di ufficio è quello di utilizzare i tasti rapidi. Le scelte rapide da tastiera rappresentano un’alternativa fondamentale al mouse.
Immaginiamo una delle operazioni che si esegue con più frequenza, il comando copia. Con il mouse bisogna spostare il puntatore sulla scheda home e poi cliccare su copia, con la scorciatoia da tastiera CTRL+C, fatto!