Come leggere tutte le e-mail ricevute senza dimenticare nulla
La maggior parte delle persone che lavora in ufficio riceve costantemente e-mail. Con i nuovi messaggi che arrivano ogni istante della giornata, è difficile leggere tutte le e-mail ricevute senza dimenticare qualcosa.
Chi si sente in difficoltà a tenere il passo delle e-mail non è solo! Infatti, secondo un recente studio, la maggior parte delle persone si sente sopraffatta dalle e-mail e fatica a leggere e a rispondere a tutto.
Per agevolare la lettura delle e-mail senza dimenticare nulla, ho raccolto alcuni consigli.
Innanzitutto, ogni giorno è necessario programmare il momento (o i momenti, massimo due!) della giornata da dedicare alla lettura e alla risposta delle e-mail. In questo modo nessuno si sentirà sopraffatto e si riuscirà a tenere il passo con il flusso delle comunicazioni.
Sconsigliatissima la notifica in real time delle e-mail. L’unico risultato a cui porta questo modo di agire è la distrazione dall’attività che si sta svolgendo quando si percepisce la notifica.
Come leggere tutte le e-mail ricevute senza dimenticare nulla
Per essere sicuri di leggere ogni singola e-mail ricevuta, occorre creare un sistema che funziona.
Un modo per farlo potrebbe essere quello di creare una cartella per ogni giorno della settimana. Ogni volta che si controlla la posta elettronica, bisogna spostare i messaggi letti nella cartella del giorno corrispondente. In questo modo, si sarà sicuri di leggere tutti i messaggi senza dimenticarne nessuno.
Un’altra best practice consigliatissima è di cancellarsi dalle newsletter o da altri elenchi di e-mail a cui non si è più interessati. Questo aiuterà a svuotare la casella di posta e a concentrarsi sui messaggi più importanti.
Altro consiglio per leggere tutte le e-mail ricevute è l’utilizzo di strumenti di posta elettronica per filtrare e dare priorità ai messaggi. Creare regole per i messaggi di posta elettronica fa risparmiare 30 minuti al giorno. Così facendo resteranno da leggere solo i messaggi importanti, quelli a cui bisogna prestare più attenzione.
Durante la lettura delle e-mail, bisogna prestare molta attenzione all’oggetto e al mittente di ciascun messaggio. Questo aiuterà a determinare quali messaggi vale la pena leggere e quali possono essere tranquillamente eliminati. Se un messaggio sembra interessante, prendersi qualche minuto per leggerlo a fondo.
Una volta letti e gestiti i messaggi nella casella della posta in arrivo, occorre eliminare i messaggi non necessari e archiviare quelli che da conservare. Terminata l’attività, la casella della posta in arrivo deve essere vuota. I messaggi letti devono essere spostati nel cestino o nella casella della posta eliminata.
Bisogna dedicare il giusto tempo alla creazione di un sistema per la gestione della posta elettronica. Solo così si potrà essere sicuri di tenere sotto controllo i messaggi di posta elettronica!